¿Tiene una factura impagada y quiere hacer un seguimiento de su cliente por correo electrónico o postal?
En este artículo, veremos la metodología a seguir, el tono a respetar para preservar su relación comercial y ejemplos de situaciones. Objetivo: evitar agujeros en su tesorería.
Descubra nuestros ejemplos de cartas de reclamación según la situación.
Para más información, consulte este artículo sobre los distintos procedimientos de reclamación que deben aplicarse antes y después del envío.
¿Cómo redactar un recordatorio de factura?
Recordatorios por correo electrónico
En la mayoría de los casos, debido a un descuido, un error contable, una ausencia o una pérdida, los recordatorios de facturas recuerdan al cliente su obligación de pagar. Puede escribirse con un estilo cortés al principio para mostrar su comprensión de un posible descuido o incluso un error contable de su propia cosecha. Sin embargo, debería ser más firme con el paso del tiempo. Este correo electrónico debe contener :
- un objeto claro ;
- una presentación de los hechos ;
- la referencia de la factura ;
- el importe de la factura ;
- la penalización por demora (le aconsejamos que incluya una si no es el caso);
- la fecha de vencimiento en la que debería haberse efectuado el pago ;
- una reclamación lo antes posible;
- las consecuencias del impago (correos electrónicos 2 y 3);
- adjuntar una copia de la factura.
No olvide enviar sus correos electrónicos con acuse de recibo para estar seguro de su llegada, así como la prueba de envío/recepción.
Seguimiento por correo
Si desea enviar sus recordatorios de facturas impagadas por correo, debe asegurarse de enviar sus cartas por correo certificado con acuse de recibo para tener una prueba física y digital. La carta debe contener la siguiente información:
- un objeto claro ;
- la fecha en que se escribió la reclamación ;
- una presentación de los hechos ;
- la referencia de la factura ;
- el importe de la factura ;
- la penalización por demora (le aconsejamos que incluya una si no es el caso);
- la fecha de vencimiento en la que debería haberse efectuado el pago ;
- una reclamación lo antes posible;
- las consecuencias del impago (cartas 2 y 3);
- adjuntar una copia de la factura en el sobre.
Seguimiento por teléfono
Es posible hacer un seguimiento telefónico de sus clientes para tratar amistosamente las facturas impagadas y mantener así una relación comercial sana, sobre todo con un antiguo cliente o una cuenta importante. Sin embargo, tenga cuidado, ya que esto es sólo un complemento de su carta o correo electrónico de recordatorio en caso de que no se responda. Esto puede ayudar a comprender mejor el motivo del retraso y a encontrar una solución por otro medio.
Ejemplos de correos electrónicos recordatorios
Olvido ocasional D+7
VSES/SMES
Asunto: Factura pendiente de pago
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Sólo quería informarle de que no hemos recibido el pago de las siguientes facturas:
| NO. | Número de factura | Importe | Fecha de caducidad |
También se adjunta la factura.
Para realizar el pago, haga clic en el enlace indicado.
Si su pago nos llega antes de recibir esta carta, le rogamos que no la tenga en cuenta.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Le saluda atentamente
<Signature>
Cuentas clave
Asunto: Factura pendiente de pago
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Parce que nous sommes très attachés à notre collaboration avec <nom entreprise>, nous voulions juste attirer votre attention sur quelques factures qui ont des paiements en suspens :
| NO. | Número de factura | Importe | Fecha de caducidad |
También se adjunta la factura.
Estaremos encantados de responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre las facturas o de ayudarle a elegir un método de pago que se adapte a su equipo.
De lo contrario, para realizar el pago de forma tradicional, pulse en el enlace indicado.
Si su pago nos llega antes de recibir esta carta, le rogamos que no la tenga en cuenta.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Le saluda atentamente
<Signature>
Posible retraso en el pedido
Asunto: Factura pendiente de pago
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Nos gustaría llamar su atención sobre las siguientes facturas cuyo pago aún no se ha efectuado:
| NO. | Número de factura | Importe | Fecha de caducidad |
También se adjunta la factura.
Le pedimos que realice el pago lo antes posible para que los pedidos futuros y actuales no se retrasen ni se vean afectados de ninguna manera.
También estaré disponible para responder a cualquier pregunta que puedan tener en relación con estas facturas.
Si su pago nos llega antes de recibir esta carta, le rogamos que no la tenga en cuenta.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Le saluda atentamente
<Signature>
Pago por fecha con descuento
Asunto: Factura descontada en espera de pago
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Je voulais vous informer que <client> peut bénéficier d’un escompte de paiement anticipé de <pourcentage d’escompte>% sur la valeur totale de la facture si vous payez au plus tard le <date>.
| NO. | Número de factura | Importe | Importe del descuento | Importe final | Fecha de caducidad |
También se adjunta la factura.
También estaré disponible para responder a cualquier pregunta que puedan tener en relación con estas facturas.
Si su pago nos llega antes de recibir esta carta, le rogamos que no la tenga en cuenta.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Le saluda atentamente
<Signature>
Compromiso de pago
Asunto: Factura pendiente de pago
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Nous vous informons par la présente que vous vous êtes engagé à payer la facture <numéro de facture> pour un montant de <montant dû> avant la <date d’échéance>.
Sin embargo, todavía no hemos recibido ningún pago.
Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez contacter le service clientèle au <numéro de contact>.
O haga un pago anticipado a través de este enlace.
Se adjunta la factura en cuestión.
Le saluda atentamente
<Signature>
Correo de seguimiento 1 D+7
Asunto: Factura pendiente de pago
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Quería asegurarme de que recibía nuestros correos electrónicos, ya que aún no hemos recibido el pago de la siguiente factura:
| NO. | Número de factura | Importe | Fecha de caducidad |
También se adjunta la factura.
Para realizar el pago, puede hacer clic en este enlace.
Si su pago nos llega antes de recibir esta carta, le rogamos que no la tenga en cuenta.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Le saluda atentamente
<Signature>
Reclamación 2 D+7
Asunto: Factura pendiente: segundo recordatorio
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Le recordamos de nuevo que las siguientes facturas están pendientes de pago:
| NO. | Número de factura | Importe | Fecha de caducidad |
Queremos seguir haciendo negocios con usted, por lo que le pedimos que inicie los pagos lo antes posible a través de este enlace.
Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer un paiement immédiatement, veuillez nous tenir informer en nous contactant au <numéro de contact> ou via l’email <email de contact>.
La falta de pago puede dar lugar a acciones legales contra usted.
Se adjunta la factura en cuestión.
Le saluda atentamente
<Signature>
Dunning 3 D+7
Asunto: Factura pendiente: último recordatorio
Hola Sra./Sr. [Nombre de la persona o del cargo que ocupa],
Le recordamos que aún no hemos recibido el siguiente pago:
| NO. | Número de factura | Importe | Fecha de caducidad |
Este es el tercer y último recordatorio que le enviaremos. Si no recibimos noticias suyas en los próximos días, nos veremos obligados a recurrir a las autoridades judiciales para que le cursen un requerimiento.
Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer un paiement immédiatement, veuillez nous tenir informer en nous contactant au <numéro de contact> ou via l’email <email de contact>.
Un impago
Se adjunta la factura en cuestión.
Le saluda atentamente
<Signature>
Una solución de pago por enlace con reclamación automática
Fintecture ofrece una solución de pago que le permite enviar enlaces de pago de forma masiva para cobrar todos sus pagos. Nuestros enlaces de pago se pueden enviar por correo electrónico, SMS, enlace o código QR a sus clientes. Para crear su enlace sólo necesita :
También puede elegir el número de recordatorios automáticos que desea programar marcando las casillas de abajo.
Por último, nuestra interfaz de control ha sido especialmente diseñada para ayudarle a cobrar más rápidamente gracias a :
- La integración de enlaces de pago en sus presupuestos, pedidos o facturas;
- Envío masivo de enlaces de pago para cobrar;
- Reclamación automática de sus facturas vencidas y presupuestos pendientes.
