Comment protéger son entreprise de la fraude au virement
Découvrez comment protéger votre entreprise de la fraude au virement, contre les différentes types d’arnaques.
Exemples de relance de factures impayées en fonction de la situation
Vous avez une facture impayée et souhaitez relancer votre client via email ou courrier ?
Nous allons voir dans cet article la méthodologie à suivre, la tonalité à respecter pour préserver votre relation commerciale et des exemples de mise en situation. Objectif : éviter les trous dans votre trésorerie.
Découvrez nos exemples de lettre de relance en fonction d’une situation.
Si vous souhaitez plus d’informations, consultez cet article sur les différentes procédures de relance à mettre en place avant et après l’envoi.
Résumé
Comment rédiger une relance de facture ?
La relance par mail
Majoritairement dues à un oubli, une erreur comptable, une absence ou encore à une perte, les relances de factures rappellent au client son devoir de règlement. Elle peut être tout d’abord rédigée dans un style courtois afin de montrer votre compréhension quant à un éventuel oubli ou même à une erreur comptable qui serait de votre fait. Elle se doit en revanche d’être plus ferme au fur et à mesure du temps. Cet email doit contenir :
- un objet clair ;
- une présentation des faits ;
- la référence de la facture ;
- le montant de la facture ;
- la pénalité de retard (nous vous conseillons d’en inclure une si ce n’est pas le cas) ;
- la date d’échéance à laquelle le paiement aurait dû être versé ;
- une demande de règlement dans les meilleurs délais ;
- les conséquences en cas de non-paiement (email 2 et 3) ;
- joindre une copie de la facture.
N’oubliez pas d’envoyer vos mails avec accusé de réception pour être certain de leur arrivée, ainsi que de la preuve d’envoi/réception.
La relance par courrier
Si vous souhaitez envoyer vos relances de factures impayées par la poste, il faudra alors veiller à bien envoyer vos lettres en recommandés avec accusés de réception pour avoir une preuve matérielle et digitale à la fois. La lettre doit contenir les informations suivantes :
- un objet clair ;
- la date de rédaction de la relance ;
- une présentation des faits ;
- la référence de la facture ;
- le montant de la facture ;
- la pénalité de retard (nous vous conseillons d’en inclure une si ce n’est pas le cas) ;
- la date d’échéance à laquelle le paiement aurait dû être versé ;
- une demande de règlement dans les meilleurs délais ;
- les conséquences en cas de non-paiement (lettre 2 et 3) ;
- joindre une copie de la facture dans l’enveloppe.
La relance par téléphone
Il est possible de relancer vos clients par téléphone pour traiter à l’amiable vos factures impayées et garder ainsi une relation commerciale saine, notamment avec un ancien client ou un grand compte. Attention néanmoins, cette sollicitation n’est qu’un complément à votre lettre ou email de relance dans le cas où ils resteraient sans réponse. Cela peut permettre de mieux comprendre la raison du retard et trouver une solution par un autre biais.
Exemples de mail de relance
Oublie occasionnelle J+7
TPE/PME
Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Je voulais juste vous informer que nous n’avons pas reçu de paiement pour les factures suivantes :
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Veuillez également trouver la facture ci-jointe.
Pour effectuer le paiement, cliquez sur le lien indiqué.
Dans le cas où votre paiement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Bien cordialement,
<Signature>
Grands comptes
Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Parce que nous sommes très attachés à notre collaboration avec <nom entreprise>, nous voulions juste attirer votre attention sur quelques factures qui ont des paiements en suspens :
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Veuillez également trouver la facture ci-jointe.
Nous serions heureux de répondre à vos questions sur les factures ou de vous aider à choisir un mode de paiement qui convienne à votre équipe.
Autrement, pour effectuer le paiement de manière classique, cliquez sur le lien indiqué.
Dans le cas où votre paiement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Bien cordialement,
<Signature>
Retard de commande possible
Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Nous souhaitons porter à votre attention sur les factures suivantes dont les règlements n’ont pas encore été effectués :
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Veuillez également trouver la facture ci-jointe.
Nous vous demandons d’effectuer le paiement le plus tôt possible afin de garantir que les commandes futures et en cours ne soient pas retardées ou affectées de quelque manière que ce soit.
Aussi, je serai disponible pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir concernant ces factures.
Dans le cas où votre paiement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Bien cordialement,
<Signature>
Paiement à date avec escompte
Objet : Facture escomptée en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Je voulais vous informer que <client> peut bénéficier d’un escompte de paiement anticipé de <pourcentage d’escompte>% sur la valeur totale de la facture si vous payez au plus tard le <date>.
Nº | Numéro de facture | Montant | Montant de l’escompte | Montant final | Date d’échéance |
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Veuillez également trouver la facture ci-jointe.
Aussi, je serai disponible pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir concernant ces factures.
Dans le cas où votre paiement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Bien cordialement,
<Signature>
Engagement de paiement
Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Nous vous informons par la présente que vous vous êtes engagé à payer la facture <numéro de facture> pour un montant de <montant dû> avant la <date d’échéance>.
Cependant, nous n’avons pas encore reçu de paiement.
Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez contacter le service clientèle au <numéro de contact>.
Ou effectuez un paiement au plus tôt à travers ce lien.
Ci-joint la facture en question.
Bien cordialement,
<Signature>
Mail de relance 1 J+7
Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Je souhaitais m’assurer que vous receviez bien nos emails, en effet, nous n’avons pas encore reçu de paiement pour la facture suivante :
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Veuillez également trouver la facture ci-jointe.
Pour effectuer le paiement, vous pouvez cliquer sur ce lien.
Dans le cas où votre paiement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Bien cordialement,
<Signature>
Relance 2 J+7
Objet : Facture en attente de règlement : deuxième relance
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Nous souhaitons vous rappeler une seconde fois que les factures suivantes sont toujours en suspens :
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Nous avons à cœur de continuer à faire affaire avec vous, c’est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir initier les paiements dans les plus brefs délais à travers ce lien.
Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer un paiement immédiatement, veuillez nous tenir informer en nous contactant au <numéro de contact> ou via l’email <email de contact>.
Un paiement non effectué peut entraîner une action en justice à votre égard.
Ci-joint la facture en question.
Bien cordialement,
<Signature>
Relance 3 J+7
Objet : Facture en attente de règlement : dernière relance
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Nous souhaitons vous rappeler que nous n’avons toujours pas reçu le paiement suivant :
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Ceci est le troisième et dernier rappel que nous vous enverrons. Ainsi, si nous restons sans nouvelle de votre part dans les prochains jours, nous serons dans l’obligation d’invoquer les instances juridiques pour une mise en demeure.
Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer un paiement immédiatement, veuillez nous tenir informer en nous contactant au <numéro de contact> ou via l’email <email de contact>.
Un paiement non effectué
Ci-joint la facture en question.
Bien cordialement,
<Signature>
Une solution de paiement par lien avec relance automatique
Fintecture propose une solution de paiement permettant d’envoyer des liens de paiement de façon massive pour collecter l’ensemble de vos paiements. Nos liens de paiement peuvent être envoyés via email, SMS, lien ou QR Code à vos clients. Pour créer votre lien vous devez uniquement :
Vous avez également la possibilité de choisir vous-même le nombre de relances automatiques que vous souhaitez programmer en cochant les cases ci-dessous.
Enfin, notre interface de pilotage a été spécialement conçue pour vous permettre de vous faire payer plus rapidement grâce à :
- L’intégration de lien de paiement dans vos devis, commandes ou factures ;
- L’envoi massif de lien de paiement pour être payé ;
- La relance automatique pour vos factures échues et devis en attente.
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