Relance de facture impayée : procédures + exemple
Tous les ans, 56 milliards d’euros de factures restent impayés selon la Coface, cela correspond à 2 % du PIB français. Les factures impayées sont la 1ʳᵉ cause de faillite en France.
Relance de facture impayée : procédures + exemple
Tous les ans, 56 milliards d’euros de factures restent impayés selon la Coface, cela correspond à 2 % du PIB français. Les factures impayées sont la 1ʳᵉ cause de faillite en France. En effet, les factures impayées génèrent des trous dans la trésorerie des entreprises, générant ainsi des difficultés pour elles à s’acquitter de leurs dettes envers leurs propres fournisseurs. Par exemple, en 2020, 55% des entreprises ne répondaient pas à des appels d’offre par crainte de ne pas être payé à temps. Aussi, selon Allianz, les défaillances d’entreprises en France pourraient rebondir de 15% en 2022 et 33% en 2023. Avec la flambée des prix et dans le contexte de la guerre en Ukraine, il est ainsi important de faire le nécessaire pour être payé rapidement.
Résumé
Que dit la loi ?
Hormis certaines exceptions, l’article L.441-6 du code du commerce stipule qu’une entreprise dispose de 30 jours pour régler ses factures à compter de la date de réception des biens ou de la réalisation de la prestation. Voici les exceptions :
- Entente sur un délai de paiement à +45j ou +60j entre les parties à compter de la fin du mois d’émission de la facture ;
- Les établissements publics de santé disposent de 50 jours maximum ;
- Les factures périodiques, qui ont un délai de 45 jours à compter de la date d’émission.
La relance est-elle obligatoire ?
Faire une relance en cas d’impayé n’est pas un acte obligatoire. En revanche, pour optimiser vos relations commerciales, nous vous recommandons d’envoyer une lettre ou un mail de relance avant d’engager directement une mise en demeure de votre client. En effet, les factures impayées sont essentiellement dues à des oublis, des erreurs comptables ou aux pertes de celles-ci. Une relance prouvera ainsi votre bonne foi et la volonté de trouver un accord à l’amiable dans un premier temps.
Quelle est sa valeur juridique ?
Qu’il s’agisse d’une lettre ou d’un email, la relance n’a aucune valeur juridique. Ainsi, dans le cadre d’une poursuite judiciaire, vous ne pourrez en tirer aucun avantage.
Comment se prévenir d’un impayé ?
Pour éviter les impayés, n’oubliez jamais les points suivants :
- Vérifier la solvabilité du client
Vous devez vérifier le taux d’endettement de l’entreprise via son immatriculation, ou encore engager une agence de renseignement. - Noter les mentions légales et pénalités prévues sur le devis
Un devis doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions légales, notamment les prestations assurées, pour démontrer votre professionnalisme et vous protéger en cas de litige. Il est essentiel de le remplir avec précision et de noter le montant des pénalités prévues en cas de retard de paiement. Le client est ainsi prévenu !
- Imposer un acompte
S’il ne garantit pas une somme complète, l’acompte réduit toutefois le risque de défaut de paiement. Il faut le préciser dans les conditions générales de vente qui doivent être acceptées et signées par le client en amont. - Relancer rapidement
Plus vous attendez, plus le risque d’impayé augmente : n’attendez donc pas trop longtemps. Un ou deux jours après l’échéance avec un simple rappel suffit, car comme nous l’avons vu, il s’agit certainement d’une erreur ou d’un oubli. - Souscrire à une assurance
Il existe des assurances protégeant contre les retards et défauts de paiement. C’est un moyen de s’assurer de recevoir toutes ses créances et de limiter ainsi l’impact sur votre trésorerie pour ne pas mettre en péril votre entreprise.
Comment se prévenir d’un impayé ?
Nous vous conseillons d’envoyer une première relance au client une semaine après l’échéance de paiement. En général, il n’est pas nécessaire d’envoyer une seconde relance. Le premier rappel est suffisant, car la plupart des clients réalisent rapidement l’oubli ou l’erreur et vous pourrez ainsi recevoir votre règlement dans la semaine.
Si votre débiteur n’a toujours pas réalisé le paiement après cette première relance, il faudra alors envisager une lettre ou un email de relance par semaine. Les relances n’étant pas obligatoires, il n’existe pas de nombre défini d’envois à réaliser. Trois rappels à l’amiable sont toutefois la norme et prouvent votre envie d’entamer une relation commerciale pérenne, tout en permettant au client de réaliser qu’il ne s’est pas acquitté de sa dette.
N’oubliez pas d’envoyer vos lettres de relance en recommandée ou vos mails avec accusé de réception. Cela sera une preuve utile en cas de poursuites judiciaires.
Que faire si le client ne paye toujours pas ?
Si malgré vos mails de relance votre facture reste impayée, vous pouvez invoquer les instances juridiques pour une mise en demeure. Une lettre de mise en demeure est obligatoire pour saisir les tribunaux et expliquer dans le cadre d’un litige ce que vous reprochez à l’autre partie de façon claire et formelle. Celle-ci demande à ce dernier d’accomplir ses obligations dans un délai défini, sous peine d’autres poursuites.
Dans le cas où vous avez vendu vos créances à une société d’affacturage, celle-ci réalisera toutes les étapes de recouvrement à votre place.
Exemple de lettre de relance
Objet : Facture en attente de règlement
Bonjour Mme/M. [Nom de la personne ou fonction occupée],
Sauf erreur ou omission de notre part, je voulais attirer votre attention sur quelques factures dont les paiements sont arrivés à échéance, mais n’ont pas encore été régularisés.
Nº | Numéro de facture | Montant | Date d’échéance |
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Veuillez également trouver la facture ci-jointe.
Pour effectuer le paiement, cliquez sur le lien indiqué.
Dans le cas où votre paiement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
S’il s’agit d’une erreur, veuillez nous excuser et contacter le service clientèle au <numéro de contact> ou à l’email suivant <email de contact>.
Bien cordialement,
<Signature>
Vous pouvez également avoir accès à d’autres exemples de relance ici.
Les relances automatiques de paiement Fintecture
Avec Fintecture, vous pouvez automatiser vos relances. Comme indiqué ci-dessous, choisissez si vous souhaitez relancer vos clients 3 jours avant la date d’échéance, le lendemain, ou 10 jours plus tard avec un lien de paiement.
Par ailleurs, notre interface de pilotage vous permet de contrôler tous vos virements pour éviter les factures impayées :
- Centralisez et suivez en temps réel tous vos encaissements ;
- Libérez plus rapidement vos encours client.
Notre interface de pilotage vous permet également de vous faire payer plus rapidement :
- Intégrez un lien de paiement dans vos devis, commandes ou factures ;
- Recouvrement et relance automatique pour vos factures échues et devis en attente.
Grâce à l’interface de pilotage, vous pouvez enfin synchroniser facilement vos données comptables avec celles de vos clients.
Fintecture vous permet d’envoyer des liens de paiement par mail, lien, SMS, QR Code ou en masse à plusieurs clients à la fois. Les utilisateurs du virement immédiat Fintecture sont redirigés vers leur application bancaire où ils n’ont plus qu’à valider leur transaction de manière rapide et sécurisée ! Le virement immédiat est également irrévocable et l’autorisation de paiement de la banque du payeur immédiate, le tout sans échange d’information bancaire.
Pour payer c’est très simple, le client :
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